1. Định khoản
Sau khi lập hồ sơ kiểm kê và tiến hành kiểm kê sẽ xử lý các trường hợp kiểm kê như sau:
– Phát hiện thừa nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa sau khi kiểm kê:
Ghi nhận các khoản thừa hàng tồn kho khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:
Nợ TK 152, 155, 156
Có TK 3381 (nếu chưa phát hiện được nguyện nhân)
Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý
Nợ TK 3381
Có TK liên quan
– Phát hiện thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa sau khi kiểm kê:
Nợ TK 1381 Phải thu khác (trường hợp chưa phát hiện ra nguyện nhân)
Có TK 152, 155, 156
Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý
Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi có yêu cầu kiểm kê kho từ kế toán trưởng hoặc Ban lãnh đạo công ty, bộ phận kế toán sẽ phát sinh một số hoạt động sau:
– Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán kho, thủ kho, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.
– Kiểm kê hàng hóa thực tế trong từng kho, đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán kho
– Nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm nguyên nhân xử lý
– Trưởng ban kiểm kê sẽ đưa ra quyết định xử lý
– Căn cứ và quyết định xử lý, kế toán kho thực hiện lập phiếu nhập kho, hoặc phiếu xuất kho. – —Đồng thời, hạch toán bút toán chênh lệch thừa, thiếu hàng hóa so với sổ kế toán.
– Trường hợp tìm được nguyên nhân và yêu cầu bồi thường thì hạch toán phải thu hoặc phải trả cho đối tượng phải bồi thường.
– Trường hợp chưa tìm được nguyên nhân thì hạch toán vào tài sản thừa chờ xử lý hoặc tài sản thiếu chờ xử lý
3. Thao tác thực hiện
– Vào Kho vận => Chuyển kho, kiểm kê => Kiểm kê => Thêm
– Chọn Kho cần kiểm kê. Lưu ý: Phải hoàn thành tất cả các phiếu xuất, nhập, chuyển kho trước khi kiểm kê
– Nhập nội dung sau đó nhấn Thêm (F2) => sẽ hiện danh sách tất cả các HH và SL tồn. Điền thông tin vào cột SL tồn thực => Lưu => sẽ ra thông SL chênh lệch
– Tạo phiếu Xuất/Nhập cân đối kho bằng cách nhấn vào Xuất đi và Nhập lại
– Chốt số liệu và hoàn thành ký
